Комнаты переговоров в гостинице предназначены для проведения закрытых переговоров и совещаний с небольшим количеством участников.  По своей сути, они представляют собой упрощенную версию конференц-зала.  Основными требованиями к решениям по оснащению комнат переговоров являются простота эксплуатации  и информационная безопасность.

Минимально комната переговоров в гостинице должна быть оснащена следующими мультимедийными системами:

• Видеопроекционная система представлена различными видами проекционного оборудования (видеопроекторы, мониторы). Видеопроектор принимает видеосигнал от источника и формирует соответствующую картинку на проекционном экране.
• Система звукового сопровождения необходимая для трансляции звука во время  демонстрации видеоматериалов.

Обе системы интегрируются в единый комплекс и управляются с помощью удобного интерфейса системы управления.

Оборудование комнаты переговоров в обязательном порядке должно включать в себя современные средства защиты от утечки информации.